Kaks küsimust, mis muudavad koosolekud palju tõhusamaks

Peaaegu iga inimene, kes on kunagi organisatsioonis töötanud, teab seda tunnet.

Istume koosolekul.
Keegi avab PowerPointi.
Keegi teine räägib pikalt taustast.
Kolmas meenutab, kuidas seda teemat arutati juba eelmisel aastal.

Ja mingi hetk, tõenäoliselt juba kui pool aega on läbi, tekib kellelgi täiesti õigustatud küsimus:

“Oot… aga mida me siin tegelikult otsustama pidime?”

Koosolekud ei ole tavaliselt ebaefektiivsed sellepärast, et inimesed ei oleks targad või ei tahaks tööd teha. Pigem juhtub see lihtsalt sellepärast, et koosolekul pole algusest peale selget sihti.

Selle vältimiseks on olemas kaks väga lihtsat küsimust, mida tasub küsida kohe koosoleku alguses.

1. Mis on selle koosoleku eesmärk?

See on üllatavalt lihtne küsimus, aga sageli jääb see küsimata.

Kui koosolek algab lausega:
“Võtame selle teema korra läbi…”
või
“Räägime natuke sellest projektist…”

…siis on üsna suur tõenäosus, et järgmise tunni jooksul räägitakse tõesti natuke kõigest, aga lõpuks pole keegi päris kindel, mis pidi juhtuma.

Eesmärk võib olla näiteks:

• teha otsus

• jagada infot

• lahendada probleem

• koguda ideid

• planeerida järgmisi samme

Kui see on alguses välja öeldud, tekib kohe selgem raam. Inimesed teavad, miks nad seal on.

Ja vahel juhtub ka midagi väga vabastavat:
selgub, et pooled inimesed ei pea tegelikult üldse kohal olema.

Mis on ka täiesti okei.
Tegelikult on see isegi väga hea.

2. Mida me tahame selle koosoleku lõpuks saavutada?

Kui esimene küsimus annab suuna, siis teine annab konkreetse tulemuse.

See aitab mõelda:
mis peab olema teistsugune, kui me siit ruumist (või Teamsi kõnest) lahkume?

Näiteks:

• meil on tehtud otsus

• meil on tegevusplaan

• meil on kokku lepitud järgmised sammud

• meil on kirjas 3–5 ideed, millega edasi minna

Kui see on alguses sõnastatud, muutub arutelu palju fokuseeritumaks.
Kui keegi läheb kõrvalteemale, saab alati rahulikult küsida:

“Kas see aitab meid selle tulemuseni?”

See on väga viisakas viis öelda:
“See on huvitav mõte, aga võib-olla mitte täna.”

Ja vahel juhtub veel midagi…

Vahel juhtub ka nii, et nende kahe küsimuse järel tekib ruumis väike paus.

Inimesed vaatavad üksteisele otsa.
Keegi köhatab.
Keegi ütleb ettevaatlikult:

“Tegelikult… võib-olla saaks selle ka ühe e-kirjaga lahendada.”

Ja see on täiesti fantastiline tulemus.

Sest kõige tõhusam koosolek on mõnikord see, mis üldse ära jääb.

---

Lihtne nipp järgmiseks koosolekuks

Järgmine kord, kui alustad koosolekut, proovi lihtsalt küsida kaks küsimust:

1. Mis on selle koosoleku eesmärk?
2. Mida me tahame selle koosoleku lõpuks saavutada?

Need kaks küsimust võtavad aega umbes 30 sekundit.

Aga võivad säästa 30 minutit.
Vahel isegi terve koosoleku.