Muudatused suures organisatsioonis on väga tavaline osa tööelust ja ettevõtte arengust. Hiljuti oma töises elus olin osa suurest muudatuset ja sai kõrvaltvaataja pilguga mitmeid positiivseid ja ka negatiivseid tähelepanekuid kõrva taha panna.

Mis on klassikalised 5 peamist viga, mida tehakse?

  1. Kommunikatsiooni puudumine või ebapiisavus, peamiselt muudatuste protsessi ebapiisav selgitamine töötajatele. Kui inimesed ei mõista, miks muudatusi tehakse, mis on muudatuste eesmärgid ja kuidas see neid mõjutab, tekitab see tihti vastuseisu ja hirmu.
  2. Töötajate mitte kaasamine. Töötajate kaasamine muudatuste planeerimisse ja elluviimisse on kriitilise tähtsusega, et tekitada ühtse eesmärgi tunne ning samas töötajate sisend aitab vältida vigu, et midagi/kedagi ära unustatakse. Kui juhid ei kaasa töötajaid, võivad töötajad tunda, et muudatusi surutakse peale ilma nendega arvestamata, mis võib suure tõenäosusega põhjustab vastupanu ja vähendab muudatuste omaksvõttu.
  3. Puudulik ettevalmistus. Muudatuste edukaks juurutamiseks on vajalik hoolikas ettevalmistus ja vajadusel ka asjakohane koolitus. Kui juhid ei investeeri piisavalt aega ja ressursse töötajate koolitamiseks uute protsesside, tööriistade või süsteemide osas, võib see põhjustada segadust ja vähendada muudatuste efektiivsust.
  4. Muudatuste liiga kiire läbiviimine. See punkt on väga palju seotud eelmisega. Kui muudatust pole piisavalt ette valmistatud ja aeg pressib peale, võivad juhid üritada muudatusi liiga kiiresti läbi viia, ilma piisavate protsessietappide ja milestone’deta. See võib tekitada palju segadust ja üle koormata töötajaid nii vaimselt kui ka füüsiliselt ning jätta mulje, et kvaliteet ja töötajate heaolu on teisejärgulised. Aeglane, korralikult läbimõeldud ja järjepidev lähenemine võib sageli olla tõhusam. Ja kindlasti tuleb ka kommunikeerida edusamme, kaugel ollakse versus plaan. Tihti ka see aspekt jääb läbi viimisel tähelepanuta, sest „kõik ju teavad“, aga reaalsus on midagi muud.
  5. Toetuse puudumine ja ebapiisavad ressursid. Muudatuste elluviimine nõuab väga palju ressursse – aeg, rahastus ja tööjõud. Kõige mõistlikum oleks alati määrata projektijuht iga suurema muudatuse läbiviimise jaoks, kuigi see võib tunduda kulukas, tasub see kuhjaga ära, kui keegi pühendub ja vastutab ilma lisatööd tegemata. Olenevalt muudatusest tuleks kindlasti arvestada, et projektijuhil oleks vajalik kompetents. Kui tegemist on suure projektiga ning projektijuhil puuduvad nii oskused kui ka kogemus, on projekt juba eos hukule määratud. Samuti tuleb arvestada kui palju läheb nö „toodanguaega“ kaotsi muudatuse ajal, et seda saaks juba klientidele ette öelda või protsesse ringi planeerida, et töö valmis saaks õigel ajal ja hea kvaliteediga. Kui on vaja uusi protsesse juurutada või tööriistu kasutusele võtta, peab ettevõte tagama vajaliku koolituse ja toetuse töötajatele. Lisaks on oluline pakkuda emotsionaalset ja administratiivset tuge kogu muudatuste protsessi vältel, et hoida motivatsiooni üleval ning vältida tööjõu lahkumist.

Eks neid vigu on veel küllaga ja saaks teha ka Topp 30 listi, kuid mu hinnangul need 5 on kriitilise tähtsusega ja suurendavad riske läbikukkumiseks, kui neid ei jälgi.